近年來，河南省鄭州市社保中心明確了“線下管理規(guī)范化、線上保管電子化、查詢方式便捷化、服務經(jīng)辦常態(tài)化”的工作方針，從四個方面同向發(fā)力，持續(xù)提升業(yè)務檔案的智能化管理水平，實現(xiàn)了業(yè)務檔案“收、管、存、用”全鏈條線上處理，有效助推經(jīng)辦模式升級。

建好一所場館

線下管理規(guī)范化

【資料圖】

“我負責社保檔案管理工作十幾年了。以前，我們收集到的檔案分散在3個地點，管理和使用十分不方便。如今，我們建成了標準的檔案館，參保群眾的社保檔案有了統(tǒng)一規(guī)范的‘家’。”鄭州市社保中心檔案管理員弓萍說。

近年來，在經(jīng)辦過程中每年都會收取、留存大量的紙質檔案。這些檔案是社保事業(yè)發(fā)展的重要歷史見證。為保管好這些珍貴的資料，鄭州市社保中心投入大量人力財力，于2014年10月建成專業(yè)檔案館并投入使用。檔案館建筑面積1141平方米，實行檔案庫房、借閱室和辦公室三房分離，內設智能檔案密集架9組150架，共存放各類業(yè)務檔案13.2萬卷。同時，建立起人防、物防、技防相結合的綜合安防體系，配備了防火防磁柜、除濕機、高精度溫度表以及專業(yè)氣體滅火系統(tǒng)；指定專人對庫房進行日常安全巡視，并定期升級改善相關設備，檔案館的防汛能力、安全等級逐年提升。

實現(xiàn)一次轉型

線上保管電子化

“這份合同太重要了，是維護我的合法權益的證明材料。我從很多渠道找了很久都沒找到。沒想到，社保中心的檔案員主動打電話，說我們參保人員的檔案全部導入到電腦里了。我輸入姓名就找到了多年前的勞動合同，真是太感謝了！”前年，參保群眾李俊民需查詢他與一公司簽訂的勞動合同。當年鄭州市的社保業(yè)務檔案還未全面完成電子化整理，檔案員翻閱了大量的紙質檔案仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷紙質檔案的數(shù)字化加工順利完工，鄭州市跨越30余年的13.2萬卷社保業(yè)務檔案全部實現(xiàn)了電子化轉型，群眾的社保檔案無一遺漏都進入了電腦數(shù)字庫，保管更安全、查詢更方便。

近年來，為滿足人民群眾便捷、高效查詢檔案的需求，鄭州市社保中心強力推進業(yè)務檔案的數(shù)字化轉型。該中心通過公開招標，引進專業(yè)檔案信息公司，將紙質檔案進行數(shù)字化加工，把對群眾最有用、最直接、最關心的重要業(yè)務手續(xù)，如參保、轉移、退休等作為整理首選，按照險種類別、保管期限、年度月份組卷，而后掃描加工、數(shù)據(jù)掛接、裝訂入庫，共編制電子化檔案目錄870萬條，案卷全文掃描2034萬頁，13.2萬卷社保紙質檔案全部實現(xiàn)了電子化的華麗變身。

目前，鄭州市的社保數(shù)字檔案庫共涵蓋養(yǎng)老、工傷保險11.7萬卷，失業(yè)保險1.1萬卷，機關事業(yè)3404卷，居民養(yǎng)老545卷，真正實現(xiàn)了分類規(guī)范、險種齊全、利用便捷。

上線一個系統(tǒng)

查詢方式便捷化

“沒想到如今調取社保檔案這么方便，15年前的外地轉入資料一下子就找到了，申請手續(xù)又簡便，幫助我為公司員工順利辦好了退休手續(xù)，真是太感謝啦！”光大人壽保險公司的人事專員張洪毓說。張洪毓在為公司員工李素芹辦理退休手續(xù)時，發(fā)現(xiàn)該員工缺少2007年由外地轉入鄭州市的轉移工資基數(shù)，無法計算退休待遇，而職工本人在外地又不便親自辦理。后來，張洪毓憑借當事人出具的委托證件，在檔案管理員的幫助下，通過管理系統(tǒng)快速查閱到當年的資料，為當事人辦好了退休手續(xù)。

為提高檔案的查詢利用效率，鄭州市社保中心積極改進查閱方式、簡化利用程序，全方位優(yōu)化檔案查詢服務。2022年，該中心自主研發(fā)了社保業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，徹底取代了手工翻閱調取方式。系統(tǒng)中建立了目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的檢索工具，包括檔案管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定等模塊，實現(xiàn)了快速、準確查閱；系統(tǒng)具備檔案利用、借閱等權限設置及信息安全等支持，實現(xiàn)了對檔案全生命周期的信息化管理。該系統(tǒng)不僅支持身份證號、單位名稱查詢，還可通過老身份證號、社保號、現(xiàn)用名和別名進行多重信息檢索，大大提高了查詢效率，有效減少了群眾跑趟、等待時間。

建立一個機制

服務經(jīng)辦常態(tài)化

“過去，我們經(jīng)辦人員查詢參保人的業(yè)務檔案，需要填寫申請表，經(jīng)領導審批后，在檔案管理員的協(xié)助下才能查閱。如今，經(jīng)辦人員被授予了查詢權限，工作人員再也不用走手續(xù)、跑檔案館了，在電腦上輸入關鍵字，按下查詢鍵，就能快速查看檔案資料，十分方便！”說到檔案查閱方式的變化，鄭州市社保中心事業(yè)單位養(yǎng)老保險待遇處負責人張營剛按捺不住心中的喜悅。

社保業(yè)務檔案來源于經(jīng)辦，服務于經(jīng)辦。鄭州市社保中心建立起業(yè)務經(jīng)辦和檔案管理深度融合機制，為經(jīng)辦人員分配檔案查詢權限，組建專職檔案員隊伍，開展專業(yè)系統(tǒng)培訓。工作人員在辦理參保、退費、轉移接續(xù)、待遇審核等業(yè)務時，如需調取檔案進行審核比對，不需再往返檔案館和經(jīng)辦崗之間，只需在系統(tǒng)里輸入關鍵信息，就能實現(xiàn)一鍵快速查閱。

（中國勞動保障報）